Travailler mal, travailler trop : des outils pour éviter le piège

À titre d’optimisateur de processus (analyste d’affaires), j'ai maintes fois eu l'occasion de voir ces problèmes au sein d'une entreprise. Heureusement, mon expertise me permet aussi de proposer des solutions sur mesure! Quand je repère les signes qu’une personne travaille mal ou trop, je suggère quelques outils extrêmement efficaces qui permettent de performer à nouveau. Car, lorsqu’on travaille mal ou trop, c’est qu’on n’est pas pleinement efficient. Certes, le travail se fait, mais au détriment de la personne, c’est-à-dire vous! Et à long terme, il est possible de s’épuiser ou de négliger sa qualité de vie hors travail. 

Que faire pour repartir du bon pied?

Comme je l’ai mentionné précédemment et dans l’article Travailler trop ou travailler mal : savoir le reconnaitre et s'en sortir, une personne qui travaille mal ou trop n’est pas efficiente. Elle perd probablement du temps et fait des erreurs évitables. 

Pour remédier à la situation, je suggère d'abord de procéder à la cartographie des processus. Il s’agit, par exemple, de définir les tâches et les responsabilités de chaque acteur d’une entreprise ou d’un département, ainsi que d’analyser des indicateurs de performance. Cet exercice amène un regard neuf sur la situation. Il est alors plus facile de prendre de bonnes décisions pour travailler mieux et devenir efficient. Pour y arriver, on collecte d’abord les éléments qui font partie du processus de la création, de la production et de la vente de l'entreprise. Ensuite, on illustre toutes ces données sur une grande carte. Et enfin, on analyse le tout et on identifie les facteurs qui représentent des risques, des erreurs et des freins potentiels. Les résultats sont impressionnants, car on comprend en un coup d’œil comment fonctionne un département, une entreprise ou une tâche! La cartographie des processus est donc un formidable outil pour donner de la perspective, mesurer l'impact positif ou négatif de chaque action et évaluer ce qui manque ou ce qui est superflu.

La matrice RACI (Responsable – Approbateur - Consulté - Informé) vient en complément à la cartographie. Elle sert à définir l’implication des différents acteurs d’un processus. Cette matrice permet de clarifier les attentes, les livrables et les mesures d’un processus qui ne sont pas efficaces. Si vous travaillez mal ou trop, cette donnée vous apportera une meilleure perspective de la situation. Elle est très utile pour les équipes de travail qui n’atteignent pas leurs objectifs ou même pour un travailleur autonome qui veut travailler différemment. 

Et pour vraiment aller au fond des choses, je conseille fortement d'évaluer les indicateurs de performance. Ici, on mesure quantitativement une foule d'informations liées aux activités de l'entreprise et on en tire un portrait général. C'est un peu comme le tableau de bord de votre voiture, qui prend en compte des centaines d'éléments et qui les rassemble au sein de quelques indicateurs clés. Par exemple, dans l'entreprise, on mesurera le nombre de projets en cours par rapport à la capacité, le taux d'absentéisme, la cadence générale de travail, les réalisations comparativement aux objectifs, etc. C'est un autre outil qui permet d'identifier rapidement ce qui mène certains employés et gestionnaires à travailler mal ou trop.

Revenez à l’essentiel

Travailler ce n’est pas la seule chose qui compte. Si vous n’avez pas pris de vacances depuis quelque temps, que vous en avez trop sur les bras, que les choses s’accumulent encore et encore, n’attendez pas pour changer les choses. Vous risquez d’être pris dans un cycle… Rappelez-vous qu’il n’y aura pas mort d’hommes, comme dit l’expression populaire, si vous prenez une pause. Mais surtout, sachez que travailler efficacement c’est la clé. Il ne s’agit pas de travailler plus fort, plus longtemps. L’être humain a une réserve d’énergie limitée, il doit prendre des pauses par moment. 

Si vous voulez que la situation change, pour vous, votre entreprise ou vos employés, je peux vous aider à mettre en place des leviers de performance. Vous et votre équipe pourrez atteindre vos objectifs plus aisément, sans devoir travailler trop ou mal. Le forfait « Maitrise et Puissance » est d’ailleurs excellent si vous vivez cette situation et que vous voulez recevoir l’aide d’un expert. 

Je le répète : être efficient, c’est la clé. Qu’attendez-vous pour passer à un autre niveau?

Vous voulez en apprendre plus sur l’efficience et savoir quelle est la différence avec l’efficacité? Lisez cet article http://www.wizeba.com/votre-entreprise-est-elle-efficiente-ou-efficace/