Une organisation sans faille de notre temps est essentielle à notre réussite. 

Dans ma carrière, j’ai eu la chance d’observer plusieurs employés travailler dans quelques entreprises montréalaises d’envergure, en plus de croiser énormément d’entrepreneurs/chefs d’entreprise. Si je faisais une étude (hautement) scientifique, je suis certain que 95% des répondants affirmeraient “aimer être en mesure d’accomplir plus de tâches en une journée.” De ce fait, mes observations (hautement scientifiques elles aussi) m’ont mené à la conclusion suivante: la majorité des professionnels sait gérer leur temps, mais manque d’organisation et SURTOUT d’optimisation. 

Combien de fois entendez-vous la phrase “je suis tellement occupé, j’ai 1000 courriels à retourner, et 227 meetings cette semaine!’ Suivie de “j’ai travaillé 89 heures cette semaine, et je n’ai pas fait la moitié de ce que j’avais à faire!”

C’est ce que je pensais. Voici les nuances à considérer.

L’optimisation, la voie de la réussite

Qu’êtes-vous en mesure d’accomplir à l’intérieur de 60 minutes? Avez-vous déjà fait la liste de TOUT ce que vous faites?

Voici un exemple de tâches de bureau possibles:

• Commencer la rédaction d’un courriel
• Répondre au téléphone
• Continuer la rédaction du courriel
• Lire un autre courriel entrant ayant la mention “important”
• Répondre au texto de votre prochain rendez-vous disant qu’il est en retard de 10 minutes
• Se lever du bureau pour répondre à un besoin biologique
• Passer par la machine à café
• Revenir à son poste de travail
• Continuer la rédaction du courriel
• Répondre à la question d’un collègue
• Répondre au téléphone
• Recevoir un autre courriel avec un document important
• Imprimer ledit document important 
• Revenir à son poste de travail 
• Terminer la rédaction du courriel
• Quitter son poste de travail pour aller chercher un verre d’eau
• Se rendre à notre prochaine rencontre à l’heure, sachant que notre interlocuteur serait en retard de 10 minutes.
• Ouvrir Facebook en attendant 
• Regarder un vidéo de chat.

En résumé:

• On a tenté à 4 reprises d’écrire un long courriel.
• On s’est levé à 3 reprises de notre poste de travail
• On est sortis de nos tâches plusieurs fois pour tenter d’y revenir, coûtant de précieuses minutes.

Que peut-on faire pour améliorer ces situations typiques?

Les solutions sont aussi simples que terrifiantes.

1) Fermer sa boîte courriel.

Oui, vous avez bien lu. 

Fermez votre boîte courriel.

Quel grand sage grec a dit que vous deviez ABSOLUMENT avoir cette application d’ouverte en permanence? Poser la question est y répondre. 

Si vous devez composer un long courriel, faites-le dans Word/Pages, et appliquez un copier-coller par la suite. Ainsi, vous ouvrirez votre boîte qu’UNE À DEUX FOIS L’HEURE seulement. 

Pour envoyer ces longs messages, mais aussi pour répondre aux entrants.

AUCUN courriel n’est assez urgent pour ne pas attendre 30 minutes. Ce moyen de communication est inefficace pour les urgences; le téléphone existe (encore).

2) Mettre le cellulaire en mode “nuit”

Lorsque vous êtes en rencontre ou dans une tâche qui requiert votre concentration, pourquoi ne pas mettre votre téléphone en mode “nuit”, ou simplement le fermer pour quelques minutes? Les appels non importants ne vous dérangeront pas de vos tâches, ainsi que les textos, et surtout, les réseaux sociaux.

3) Éviter les déplacements

L’imprimante (en as-tu vraiment besoin?), le pipi, la machine à café, la bouteille d’eau, la question au collègue.

Dans la majorité des cas, on quitte le poste de travail 5 fois pour ces 5 tâches. Il est d’une facilité déconcertante de regrouper le tout dans le même déplacement: généralement lorsque l’obligation biologique appelle.

4) Être flexiblement à l’heure

Si votre rencontre est repoussée de 10 minutes, nul besoin de s’y rendre à l’heure.

Demandez plutôt à la personne qui fait face à l’imprévu (ou désorganisée, c’est selon) de vous prévenir 3 minutes avant son arrivée. Vous aurez donc le temps de terminer quelques tâches et d’éviter de perdre un temps précieux à attendre la rencontre.

Également, notez bien que lorsqu’une rencontre doit débuter à une heure précise, avez-vous vraiment besoin de vous y rendre 3-5 minutes avant? Pensez-y!

5) Êtes-vous du type FIFO ou LIFO?

Beaucoup d’entre-nous commençons notre journée en tant que FIFO, et nous laissons influencer par le LIFO facilement.

Tentez de rester FIFO avec vos tâches tout au long de votre journée de travail, cela vous servira bien. *FIFO: First In, First Out. *LIFO: Last In, First Out. Afin de bien servir cet exercice; sachez faire la différence entre un acte IMPORTANT et URGENT. 

Un monde de différence!

Commençons par le commencement, comme disaient les Chinois.

Suite à la mise en application de ces trucs, faites-moi savoir combien vous avez augmenté votre efficacité!

À bientôt pour l’optimisation 202!